ALGEMENE VOORWAARDEN
ZEEKLASSEN – JEUGDVERENIGINGEN - JEUDGKAMPEN
1. Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst ontstaat wanneer de boeking door het vakantiecentrum schriftelijk, via post of email, aan de klant wordt bevestigd.
2. Samenstelling van de verblijfsprijs
a) De overeengekomen prijs omvat :
- Het verblijf
- De maaltijden met water en het ontbijt met koffie of thee
- Een vieruurtje bestaande uit een koek of fruit en een drankje
Indien een maaltijd vervangen wordt door een picknick, op vraag van de klant, dan blijft de dagprijs gelden.
b) Zijn niet in de prijs begrepen :
- Bier, wijn en frisdranken bij de maaltijden
- Bedlinnen : dekbedovertrek – hoeslaken – kussensloop. Een donsdeken en kussen zijn steeds aanwezig.
c) De overeengekomen prijs is inclusief taksen en bediening en zal automatisch herzien worden op basis van overheidsbeslissingen bv. verhoging van de index, BTW of andere taksen.
3. Onvoorziene prijsstijgingen
De Barkentijn vzw eigent zich het recht om een prijsverhoging door te voeren, op de overeengekomen prijszetting van de maaltijden en overnachtingen, indien er zich een onverwachte stijging voordoet ten opzichte van de nodige grondstoffen, energie, voedselkost of personeelskost. Deze stijging kan maximaal evenredig zijn met de gezondheidsindex die zich op dat moment voordoet.
De Barkentijn vzw zal de desbetreffende groep hiervan uiterlijk 15 dagen voor de aanvang van het verblijf schriftelijk van op de hoogte brengen.
4. Bevestiging van het verblijf
Bij elke schriftelijke en/of mondelinge reservatie krijgt de klant vanuit het vakantiecentrum een schriftelijke bevestiging overhandigd of toegestuurd. Na ontvangst van het voorschot, te betalen binnen de 2 weken na ontvangst van de bevestiging, wordt de reservatie als definitief beschouwd.
Het eerste voorschot bedraagt 20% van de totale verblijfskost.
Het tweede voorschot bedraagt 60% van de totale verblijfskost (1 maand voor aanvang van het verblijf).
In bijlage van de bevestigingsbrief van De Barkentijn vindt de klant tevens informatiefiches. Deze informatiefiches moeten nauwkeurig en volledig ingevuld bezorgd worden aan het vakantiecentrum en dit ten laatste 1 maand voor aanvang van het verblijf.
5. Betaling van het verblijf
a) Na het verblijf wordt de factuur opgemaakt en u toegestuurd. Hierin worden het verblijf alsook de supplementen opgenomen. Het eindsaldo wordt opgemaakt op basis van correcte deelnemerslijsten, die duidelijk de naam, voornaam en geboortedatum vermelden.
Alle supplementen worden op factuur geplaatst. De factuur dient betaald te worden ten laatste 15 dagen na de opmaakdatum. De reeds betaalde voorschotten wordt in mindering gebracht van de totaalfactuur.
b) Het vakantiecentrum behoudt zich het recht voor om bij klanten die de gestelde betalingstermijnen voor de facturen niet respecteren, toekomstige reservaties te weigeren.
6. Betalingsvoorwaarden
a) Op iedere factuur die niet betaald is op de vervaldag zal van rechtswege en zonder in gebrekestelling een verwijlintrest van 10% per maand worden aangerekend.
b) Vanaf de tweede schriftelijke aanmaning tot betaling zullen € 75,00 dossierkosten worden aangerekend per schrijven.
c) Door zijn betaling aanvaardt de klant onze voorwaarden integraal.
d) Klachten betreffende het verblijf en/of facturatie komen slechts in aanmerking, indien zij schriftelijk en uiterlijk 8 dagen na afreis of ontvangst van de factuur worden ingediend.
e) Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgisch recht. Elk geschil dat niet in der minne kan worden opgelost zal onderworpen worden aan de rechtbanken van Veurne.
7. Annuleringsvoorwaarden
a) Door de klant
- De klant kan te allen tijde het contract geheel of gedeeltelijk verbreken.
- Indien de klant het contract verbreekt, vergoedt hij de schade, die De Barkentijn vzw lijdt volgens de in “artikel 7c” voorziene annuleringsmodaliteiten.
- De schadevergoeding kan forfaitair bepaald worden en ten hoogste éénmaal de prijs van het vermoedelijke te betalen eindbedrag zijn.
- De Barkentijn vzw voorziet niet in een annuleringsverzekering voor de klant. Deze wordt eventueel door de klant zelf afgesloten.
b) Door De Barkentijn vzw
Wanneer de vzw De Barkentijn de reservering annuleert wegens overmacht, dwz. door abnormale en/of onvoorzienbare omstandigheden, die onafhankelijk zijn van de wil van het centrum en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet kon worden vermeden, wordt de klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht en heeft de klant enkel het recht op terugbetaling van alle reeds betaalde bedragen.
c) Annuleringskosten voor en tot aan het verblijf:
De klant kan de overeenkomst annuleren mits betaling van de volgende vergoedingen:
- Annulatiekost vanaf de reservatie van het verblijf bedraagt 25% van de totale verblijfsprijs.
- Annulatiekost vanaf 6 maanden tot en met 1 maand voor aanvang van het verblijf bedraagt 50% van de totale verblijfsprijs. -
- Annulatiekost vanaf 1 maand tot en met 14 dagen voor aanvang van het verblijf bedraagt 80% van de totale verblijfsprijs. - - Annulatiekost van minder dan 14 dagen voor aanvang van het verblijf bedraagt 100% van de totale verblijfsprijs. - Bij niet-aankomst bij aanvang van het verblijf wordt 100% van de totale verblijfsprijs aangerekend.
- Bij voortijdige beëindiging van het verblijf wordt 100% van de prijs voor het resterende gedeelte van het verblijf aangerekend.
8. Minimumbezetting
We hanteren een minimum totaalbezetting van 80 personen als voorwaarde voor de opening van onze faciliteiten.
Indien we merken dat de minimumbezetting niet zal worden bereikt, behouden wij ons het recht om in onderling overleg met u de reservering te verplaatsen naar een geschikter tijdstip of de reservatie te annuleren.
De reden voor het niet behalen van de minimumbezetting kan variëren, bijvoorbeeld doordat er geen nieuwe boekingen zijn bijgekomen in die periode of als gevolg van annulaties.
​
9. Opvolging van de gereserveerde plaatsen en annuleringsvergoeding tijdens het verblijf
a) Indien er zich grote verschuivingen voordoen zal de klant De Barkentijn vzw hiervan op de hoogte brengen.
b) Indien het aantal deelnemers lager is dan 90 % van het aantal voorziene deelnemers zal voor iedere deelnemer beneden het voorziene percentage een annuleringsvergoeding worden aangerekend van € 25,00 per dag per ontbrekende deelnemer.
c) Indien er deelnemers wegvallen gedurende het verblijf wordt er een annuleringsvergoeding aangerekend van €25,00 per dag.
10. Afspraken rond maaltijden
a) Maaltijden algemeen - De Barkentijn vzw voorziet tijdens het verblijf elke groep van maaltijden, zelf koken is niet mogelijk en zal gezien de aansprakelijkheid binnen het verzekeringscontract nooit worden toegelaten.
b) We werken steevast in formule vol pension.
c) Halal en vegetarische maaltijden
Elke groep verbindt er zich toe om de deelnemers die halal/vegetarische maaltijden verkiezen, ten laatste 14 dagen voor het verblijf kenbaar te maken. - Personen die halal of geen varkensvlees eten, krijgen automatisch een vegetarische maaltijd. Per dag en per persoon zal er 1 euro supplement worden aangerekend.
d) Medische diëten: Wat voedselallergieën en voedselintoleranties betreft zal De Barkentijn vzw zich steeds engageren tot het serveren van een volwaardig alternatief. Indien nodig of gewenst zal dit gebeuren in samenspraak met de school en/of de ouders. Per dag en per persoon zal er 1 euro supplement worden aangerekend.
e) Levering van maaltijden en producten. - Indien De Barkentijn vzw problemen kent met zijn leveranciers of hun bestelde producten, houdt zij zich het recht voor om te allen tijde de indeling van de vooropgestelde menu’s te wijzigen zonder de klant hiervan op voorhand te verwittigen.
f) Etenstijden:
Ontbijt: 8u00 tot 09u00
Middag: 12u00 of 12u30 Picknick mogelijk in geval van uitstap
Avond: 18u00 of 18u30
2-gangenmenu indien ’s middag een picknick afgenomen wordt
11. Afspraken rond de kamers
a) Gebruik van de kamers - Kamers staan op de dag van aankomst ter beschikking na overleg met de reservatie verantwoordelijke. - De kamers worden opgefrist tijdens het verblijf bij een vakantie van 4 of meer dagen. - De dag van vertrek dienen de kamers vrijgemaakt te worden voor 09u00. De kamers dienen opgeruimd en in propere staat achtergelaten te worden. Bij extreme nalatigheid zal er een schoonmaakkost aangerekend worden van €30 per kamer - Elke schade toegebracht aan de kamer zal gefactureerd worden volgens de offerte van de hersteller.
b) Indeling van de kamers
- De kamers worden verdeeld volgens de verhouding jongens/meisjes, daar deze steeds apart worden onderverdeeld.
- We streven er naar de groep zoveel mogelijk te groeperen op eenzelfde verdieping of eenzelfde sectie van het gebouw.
- Alle kamers beschikken over een badkamer met douche, toilet en wastafel.
- Bedlinnen (onderlakens, dekbedovertrekken en kussenslopen) zijn niet in de prijs inbegrepen, deze kunnen wel gehuurd worden. Kussen en donsdeken zijn wel inbegrepen.
- De kamerverdeling met de aan u toegewezen kamers ontvangt u ten laatste 2 weken voor aankomst
-In het kader van brandveiligheid vragen we u vriendelijk om een aanwezigheidslijst in te vullen met een overzicht per kamer. U ontvangt hiervoor een sjabloon dat ingevuld teruggestuurd dient te worden vóór aanvang van het verblijf.
​
12. Zalen
- Elke groep krijgt een eigen zaal toegewezen, gedurende de volledige periode van hun verblijf.
- De zalen kunnen gratis gebruikt worden. Stoelen en tafels zijn voorradig per zaal, volgens de maximale bezetting in klasvorm.
- De zalen dienen in hun oorspronkelijke staat te worden teruggebracht. De tafels en stoelen dienen te worden opgestapeld op hun oorspronkelijke plaats.
13. Dranken
Dranken van buitenaf zijn ten allen tijde verboden. Prijslijst van de beschikbare dranken wordt bij aankomst meegegeven of hangt uit in het lokaal. Koelkasten staan gratis ter beschikking vanaf een afname van dranken van minimum €25,00, zoniet facturen wij een bijkomende kost van €20,00 voor het gebruik. Koelkasten kunnen ook zonder dranken worden aangevraagd met een kost van €20,00 per verblijf.
14. Aansprakelijkheid
Het vakantiecentrum is niet aansprakelijk voor ongevallen waarvan de klanten bij hun aankomst, tijdens hun verblijf en bij hun vertrek het slachtoffer zouden worden.
Alle beschadigingen en/of tekorten die door de groep, haar leden of haar bezoekers worden aangebracht, zullen tegen de nieuwe aankoopprijs of geldende herstellingswaarden worden aangerekend aan de desbetreffende groep.
​
De Klant erkent en aanvaardt dat alle diensten worden uitgevoerd door de Dienstverlener en dat geen enkele rechtstreekse vordering kan worden ingesteld tegen werknemers, onderaannemers of andere hulppersonen van de Dienstverlener. De Klant verbindt zich ertoe om in geval van enige aanspraak met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst uitsluitend de Dienstverlener aansprakelijk te stellen en geen rechtstreekse vorderingen in te stellen ten aanzien van werknemers, bestuurders of andere hulppersonen van de Dienstverlener, behalve in geval van schade die opzettelijk werd veroorzaakt door de betrokken hulppersoon of die het gevolg is van een aantasting door de betrokken hulppersoon van diens fysieke of psychische integriteit. Deze clausule doet geen afbreuk aan de aansprakelijkheid van de Dienstverlener zelf.
​
​
​
​
ALGEMENE VOORWAARDEN GROEPEN EN PARTICULIEREN
1. Totstandkoming van de overeenkomst
De overeenkomst ontstaat wanneer de boeking door het vakantiecentrum schriftelijk, via post of email, aan de klant wordt bevestigd.
2. Samenstelling van de verblijfsprijs
1) De overeengekomen prijs omvat :
- Het verblijf
- De maaltijden met water en tafelbier en het ontbijt met koffie of thee
- Bedlinnen : dekbedovertrek – hoeslaken – kussensloop
Zijn niet in de prijs begrepen :
-Bier, wijn en frisdranken bij de maaltijden
2) De overeengekomen prijs is inclusief taksen en bediening en zal automatisch herzien worden op basis van overheidsbeslissingen bv. verhoging van de index, BTW of andere taksen.
3. Bevestiging van het verblijf
Bij elke schriftelijke en/of mondelinge reservatie krijgt de klant vanuit het vakantiecentrum een schriftelijke bevestiging overhandigd of toegestuurd. Na ontvangst van het voorschot, te betalen binnen de 2 weken na ontvangst van de bevestiging, wordt de reservatie als definitief beschouwd.Het eerste voorschot bedraagt 20% van de totale verblijfskost.Het tweede voorschot bedraagt 60% van de totale verblijfskost (1 maand voor aanvang van het verblijf).In bijlage van de bevestigingsbrief van De Barkentijn vindt de klant tevens informatiefiches. Deze informatiefiches moeten nauwkeurig en volledig ingevuld bezorgd worden aan het vakantiecentrum en dit ten laatste 1 maand voor aanvang van het verblijf.
4. Betaling van het verblijf
a) Na het verblijf wordt de factuur opgemaakt en u toegestuurd. Hierin worden het verblijf alsook de supplementen opgenomen. Het eindsaldo wordt opgemaakt op basis van correcte deelnemerslijsten, die duidelijk de naam, voornaam en geboortedatum vermelden.
Alle supplementen worden op factuur geplaatst. De factuur dient betaald te worden ten laatste 15 dagen na de opmaakdatum. De reeds betaalde voorschotten wordt in mindering gebracht van de totaalfactuur.
b) Het vakantiecentrum behoudt zich het recht voor om bij klanten die de gestelde betalingstermijnen voor de facturen niet respecteren, toekomstige reservaties te weigeren.
5. Annulatie van het verblijf
De klant kan de overeenkomst annuleren mits betaling van de volgende vergoedingen:
- Annulatiekost vanaf de reservatie van het verblijf bedraagt 25% van de totale verblijfsprijs.
- Annulatiekost vanaf 6 maanden tot en met 1 maand voor aanvang van het verblijf bedraagt 50% van de totale verblijfsprijs. -
- Annulatiekost vanaf 1 maand tot en met 14 dagen voor aanvang van het verblijf bedraagt 80% van de totale verblijfsprijs. - - Annulatiekost van minder dan 14 dagen voor aanvang van het verblijf bedraagt 100% van de totale verblijfsprijs. - Bij niet-aankomst bij aanvang van het verblijf wordt 100% van de totale verblijfsprijs aangerekend.
- Bij voortijdige beëindiging van het verblijf wordt 100% van de prijs voor het resterende gedeelte van het verblijf aangerekend.
Wanneer de vzw De Barkentijn de reservering annuleert wegens overmacht, dwz. Door abnormale en/of onvoorzienbare omstandigheden, die onafhankelijk zijn van de wil van het centrum en waarvan de gevolgen ondanks alle voorzorgsmaatregelen niet kon worden vermeden, wordt de klant hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gebracht en heeft de klant enkel het recht op terugbetaling van alle reeds betaalde bedragen.
​
6. Minimumbezetting
We hanteren een minimum totaalbezetting van 80 personen als voorwaarde voor de opening van onze faciliteiten.
Indien we merken dat de minimumbezetting niet zal worden bereikt, behouden wij ons het recht om in onderling overleg met u de reservering te verplaatsen naar een geschikter tijdstip of de reservatie te annuleren.
De reden voor het niet behalen van de minimumbezetting kan variëren, bijvoorbeeld doordat er geen nieuwe boekingen zijn bijgekomen in die periode of als gevolg van annulaties.
7. Aansprakelijkheid
Het vakantiecentrum is niet aansprakelijk voor ongevallen waarvan de klanten bij hun aankomst, tijdens hun verblijf en bij hun vertrek het slachtoffer zouden worden.
Alle beschadigingen en/of tekorten die door de groep, haar leden of haar bezoekers worden aangebracht, zullen tegen de nieuwe aankoopprijs of geldende herstellingswaarden worden aangerekend aan de desbetreffende groep.
​
​De Klant erkent en aanvaardt dat alle diensten worden uitgevoerd door de Dienstverlener en dat geen enkele rechtstreekse vordering kan worden ingesteld tegen werknemers, onderaannemers of andere hulppersonen van de Dienstverlener. De Klant verbindt zich ertoe om in geval van enige aanspraak met betrekking tot de uitvoering van de Overeenkomst uitsluitend de Dienstverlener aansprakelijk te stellen en geen rechtstreekse vorderingen in te stellen ten aanzien van werknemers, bestuurders of andere hulppersonen van de Dienstverlener, behalve in geval van schade die opzettelijk werd veroorzaakt door de betrokken hulppersoon of die het gevolg is van een aantasting door de betrokken hulppersoon van diens fysieke of psychische integriteit. Deze clausule doet geen afbreuk aan de aansprakelijkheid van de Dienstverlener zelf.